Auf der Grundlage des Gesetzes über die Kulturräume im Freistaat Sachsen (Sächsisches Kulturraumgesetz - SächsKRG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 18. August 2008 (SächsGVBI. S. 539), geändert durch Gesetz vom 15. Dezember 2010 (SächsGVBI. S. 387, 398) sowie der Satzung des Kulturraumes Erzgebirge-Mittelsachsen vom 20. Mai 2009 (SächsABI. S. 1276), zuletzt geändert durch Satzung vom 8. August 2013 (SächsABI. S. 939) hat der Kulturkonvent folgende Geschäftsordnung beschlossen:

§1 Mitglieder und Vorsitz des Kulturkonventes

1. Dem Kulturkonvent gehören die Landräte der Mitgliedslandkreise des Kulturraumes als stimmberechtigte Mitglieder sowie je zwei vom Kreistag gewählte Vertreter und der Vorsitzende des Kulturbeirates als Mitglieder mit beratender Stimme an.
2. Der Vorsitz des Kulturkonventes obliegt dem Landrat eines Mitgliedslandkreises. Die Landräte einigen sich, wer von ihnen  Vorsitzender des Kulturkonventes und wer sein Stellvertreter ist.
3. Im Falle der Verhinderung werden die Landräte durch ihre gesetzlichen Stellvertreter, die von den Kreistagen gewählten Mitglieder des Kulturkonventes durch vom Kreistag gewählte Stellvertreter und der Vorsitzende des Kulturbeirates durch seinen Stellvertreter vertreten.

§2 Einberufung der Sitzung

1. Konventssitzungen werden bei Bedarf einberufen, es sollten jedoch im Verlauf eines Jahres mindestens zwei turnusmäßige Sitzungen des Konventes stattfinden. Termine für die turnusmäßigen Sitzungen werden langfristig bekannt gegeben.
2. Der Vorsitzende des Kulturkonventes beruft den Konvent form- und fristgemäß mit einer Ladungsfrist von mindestens 12 Tagen schriftlich oder in elektronischer Form ein. Die Einberufung des Konventes in Eilfällen erfolgt ohne Frist. Einzuladen sind alle Mitglieder des Kulturkonventes.
3. Der Einladung muss neben dem Tagungsort und der Tagungszeit die Tagesordnung der Sitzung zu entnehmen sein, welche alle zur Beratung und Entscheidung anstehenden Verhandlungsgegenstände eindeutig erkennen lässt.
   Des Weiteren sind der Einladung alle für die Beratung erforderlichen Unterlagen einschließlich der Beschlussvorlagen beizufügen. Im Ausnahmefall können die Unterlagen unmittelbar vor der Sitzung nachgereicht werden.
4. Zeit, Ort und Tagesordnung der öffentlichen Sitzung sind rechtzeitig durch öffentliche Bekanntmachung im Sächsischen Amtsblatt zu veröffentlichen. Dies gilt nicht bei Einberufung des Konventes in Eilfällen. Notbekanntmachungen erfolgen durch Aushang im Hauptsitz der Landratsämter der Mitgliedslandkreise.

§3 Weitere Sitzungsteilnehmer

1. Neben den Konventsmitgliedern nimmt an den Sitzungen des Konventes auch der Kultursekretär teil. Die Mitarbeiter des Kultursekretariates können hinzugezogen werden.
2. Der Vorsitzende des Kulturkonventes kann die Mitglieder des Kulturbeirates sowie gegebenenfalls die Vertreter der Rechtsträger der vom Kulturraum geförderten Einrichtungen und Maßnahmen, sachkundige Einwohner der Mitgliedslandkreise und Sachverständige zu seinen Sitzungen einladen und sie zur Beratung einzelner Angelegenheiten hinzuziehen.

§4 Sitzungen des Kulturkonventes

1. Die Sitzungen des Kulturkonventes sind grundsätzlich öffentlich, sofern nicht das öffentliche Wohl oder berechtigte Interesse Einzelner eine nichtöffentliche Sitzung verlangen.
2. Der Vorsitzende des Kulturkonventes eröffnet, leitet und schließt die Sitzung.
   Er stellt zu Beginn der Sitzung fest, ob die Konventssitzung ordnungsgemäß einberufen wurde und ob der Kulturkonvent beschlussfähig ist.
3. Zu den öffentlichen Sitzungen hat jedermann Zutritt soweit Platz vorhanden ist.
   Zuhörer haben kein Recht, in irgendeiner Form in den Gang der Verhandlung einzugreifen.
4. Der Vorsitzende des Kulturkonventes handhabt die Ordnung während der Sitzung und ist befugt, geladene Gäste, Konventsmitglieder und Zuhörer aus dem Beratungsraum zu verweisen, wenn sie gegen die Ordnung verstoßen oder sich grob ungebührlich verhalten.

§5 Tagesordnung

1. Die Tagesordnung wird vom Vorsitzenden des Kulturkonventes aufgestellt.
2. Änderungen der Tagesordnung durch den Vorsitzenden des Kulturkonventes sind nur im Eilfall zulässig und müssen noch vor Sitzungsbeginn bekannt gegeben werden.

§6 Antragstellung und Vorlagen

1. Der Vorsitzende des Kulturkonventes entscheidet über die Aufnahme von Verhandlungsgegenständen. Das Kultursekretariat erarbeitet und formuliert die Beschlussvorlagen und bringt diese im Auftrag des Vorsitzenden in den Konvent ein.
2. Des Weiteren können die Konventsmitglieder sowie der Kulturbeirat für die nächste Sitzung Anträge zur Aufnahme von Verhandlungsgegenständen stellen.
   Die Anträge sind schriftlich, bis spätestens 3 Wochen vor der Sitzung, in welcher über den Sachverhalt beraten werden soll, direkt an den Konventsvorsitzenden bzw. an das Kultursekretariat zu richten und müssen eine Begründung enthalten.
3. Von den Antragstellern sind entsprechende Anregungen und Empfehlungen für die Sitzungsvorlagen zu erarbeiten. Der Vorsitzende des Kulturkonventes entscheidet danach über die Aufnahme von Verhandlungsgegenständen auf die Tagesordnung.
4. Verspätet eingehende oder erst unmittelbar vor der Sitzung gestellte Anträge können nachträglich in die Tagesordnung aufgenommen werden, wenn die Angelegenheit dringend ist und keinen Aufschub duldet und wenn die stimmberechtigten Mitglieder des Konventes der Aufnahme des beantragten Verhandlungsgegenstandes zustimmen.
5. Unmittelbar vor oder während der Sitzung gestellte Anträge, welche einer Ermittlung und Prüfung z. B. durch Beiziehung von Akten oder anderen Materialien oder der Befragung nicht anwesender Auskunftspersonen notwendig machen, bzw. welche einer Vorberatung in den Kultursparten bzw. dem Kulturbeirat bedürfen, müssen bis zur nächsten Sitzung zurückgestellt werden.
6. Der Kulturbeirat ist von den Anträgen zu informieren, die ihn betreffend von fachlichem Belang sind. Gegebenenfalls ist vor der Beratung und Beschlussfassung im Konvent eine Abstimmung mit dem Kulturbeirat bzw. den jeweiligen Facharbeitsgruppen herbeizuführen.
7. Über Gegenstände einfacher Art und geringer Bedeutung kann im schriftlichen oder elektronischen Umlaufverfahren beschlossen werden.
   Über das Ergebnis der Beschlussfassung sind die Mitglieder des Kulturkonventes zeitnah in schriftlicher oder elektronischer Form zu unterrichten.

§7 Anwesenheit

1. Ist ein Mitglied des Kulturkonventes verhindert, informiert er seinen Stellvertreter unverzüglich über den Sitzungstermin und leitet ihm bei dessen Anwesenheit alle ausgereichten Sitzungsunterlagen rechtzeitig zu.
2. Falls ein Konventsmitglied und sein Stellvertreter zur Teilnahme an der Sitzung verhindert sind, hat er dies dem Kultursekretariat rechtzeitig mitzuteilen.

§8 Beschlussfähigkeit und Beschlussfassung

1. Der Kulturkonvent ist beschlussfähig, wenn die Mitglieder ordnungsgemäß geladen wurden und mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder oder deren gesetzliche Vertreter anwesend sind.
2. Ist der Konvent wegen Abwesenheit von stimmberechtigten Mitgliedern oder deren gesetzliche Vertreter nicht beschlussfähig, so muss eine zweite Sitzung stattfinden. Die Beschlussfähigkeit ist ebenfalls nur dann gegeben, wenn mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder oder deren gesetzliche Vertreter zu dieser zweiten Sitzung anwesend sind.
3. Vor der Abstimmung ist den beratenden Mitgliedern des Kulturkonventes sowie gegebenenfalls dem geladenen Personenkreis nach § 3 Abs. 2 die Möglichkeit der Meinungsäußerung einzuräumen.
4. Ein Beschluss ist angenommen, wenn die Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder oder deren gesetzliche Vertreter diesem zustimmen.
5. Wird ein Beschluss nicht angenommen, so ist vom Vorsitzenden des Kulturkonventes festzustellen, ob der Beschlussvorschlag abgelehnt, zurückgestellt oder in seinem Wortlaut geändert werden soll.
   Über zurückgestellte Beschlussvorschläge ist in der nächsten Sitzung oder ggf. im Umlaufverfahren unter Berücksichtigung neuer Argumente oder Erkenntnisse erneut zu beraten und zu entscheiden.

§9 Niederschriften

1. Von jeder Sitzung des Kulturkonventes sind Niederschriften anzufertigen. Die Niederschrift ist vom Vorsitzenden, zwei Kreisräten, die an der Sitzung teilgenommen haben, und dem Schriftführer zu unterzeichnen.
2. Niederschriften über öffentliche Sitzungen sind allen Konventsmitgliedern und der Rechtsaufsichtsbehörde zu zustellen.
   Anderen Personen ist ein Einblick in die Niederschriften zu gewähren, sofern ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht werden kann.
3. Einsprüche zu den Niederschriften sind dem Kultursekretariat innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach deren Eingang mitzuteilen.
   Über eingegangene Einsprüche wird in der nächsten Konventssitzung entschieden und die Niederschrift (ggf. mit Änderungen) bestätigt.
4. Das Kultursekretariat führt einen laufenden Nachweis über die Beschlüsse des Kulturkonventes.

§10 Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt am Tag nach ihrer Beschlussfassung in Kraft.

Annaberg-Buchholz, den 30. Juni 2014

Landrat F. Vogel
Vorsitzender des Kulturkonventes
des Kulturraumes Erzgebirge-Mittelsachsen